Eines der größten Probleme bei der Pflege der Social Media Kanäle genannt wird, ist der Faktor Zeit. Kaum eine Kommune kann es sich leisten, einen eigenen Social Media Manager zu beschäftigen, der sich ausschließlich mit den Netzwerken beschäftigt. Also bleibt es immer eine Nebenaufgabe zusätzlich zum Job. Damit die Arbeit schnell und reibungslos von der Hand geht, lohnt es sich, in Hard- und Software zu investieren.
1. Smartphone oder Tablet
Häufig genug höre ich, dass ja bereits eine Kamera vorhanden ist und Smartphones der Führungsebene vorbehalten sind. Das führt häufig zu äußerst umständlichen Workflows, z.B. Foto mit der Kamera machen, ins Büro gehen, Speicherkarte in einen Kartenleser stecken (der im schlimmsten Fall erst von der IT freigeschaltet werden muss), Bilder auf den Rechner laden, auswählen, nachbearbeiten und dann „irgendwie“ auf ein mobiles Endgerät schicken, um das Bild bei Instagram posten zu können. Das ist nicht nur unglaublich zeitaufwendig, sondern auch frustrierend. Die Zeitersparnis, wenn für diesen Zweck einfach ein Smartphone mit guter Kamera genutzt werden kann, ist extrem hoch und rechnet sich in der Regel schon nach 2-6 Wochen.
Für Dienstgeräte gibt es die Möglichkeit, zur Nutzung der Sozialen Netzwerke einen sogenannten „Sandbox-Modus“ einzurichten, damit dienstliche E-Mails und Kontakt strikt von den Social Media Apps getrennt werden können. Das kommunale Rechenzentrum ist hier ein guter Ansprechpartner.
2. Redaktionssitzungen und Planungstools
Man erleichtert sich die Arbeit deutlich, wenn man einen Redaktionsplan nutzt. Hier lassen sich Jahres-, Quartals- und Monatsplanung festhalten und Aufgaben verteilen. Damit man trotzdem nicht im Alltag ins Trudeln gerät, kann es eine große Hilfe sein, sich feste Tage im Kalender einzutragen, an denen ausschließlich Social Media Beiträge vorbereitet werden (soweit das vom Thema her möglich ist). Es gibt hilfreiche Tools, in denen man die Beiträge direkt einstellen und für den gewünschten Termin planen kann.
3. Software und Apps
www.trello.com ist ein kostenloses Tool, dass man gut zur Planung im Team nutzen kann. Hier lassen sich unterschiedlich Boards erstellen für Ideen-Sammlungen, Redaktionsplanung und Beitragsvorbereitung. Alternativ kann man natürlich auch mit einer einfachen Excel-Tabelle planen.
Facebook selbst stellt für Facebook und Instagram dafür das Creator Studio kostenlos zur Verfügung. https://business.facebook.com/creatorstudio/ So lassen sich zumindest Beiträge und IGTV im Voraus einstellen.
Für Stories benötigt man eigene Tools. Ein gutes Preis-Leistungsverhältnis bietet hier beispielsweise www.later.com. Darüber lassen sich auch Facebook, Twitter und Pinterest pflegen. Je nach Abo-Modell lassen sich hier auch zusätzliche Insights, Hashtag-Vorschläge und User-Generated Content finden.
Wenn es lediglich um die Planung der Stories auf Instagram geht, kann es auch hilfreich sein, sich https://storrito.com anzuschauen. Der besondere Vorteil ist hier, dass sich sogar die Sticker und Funktionen wie Umfragen und Slider miteinbinden lassen.
www.canva.com oder Adobe Spark für die Nutzer der Creative Cloud helfen dabei, Beiträge schneller im passenden Design erstellen zu können. Man kann eigene Vorlagen anlegen und die Beiträge dann deutlich schneller erstellen und veröffentlichen.